Анализ структуры и функций отдела делопроизводства в НИУ «БелГУ»

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ ………………………………………………… 3-9

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ СЛУЖБЫ ДОКУ-МЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Нормативные правовые акты и методические доку-менты, регламентирующие работу службы документационного обеспечения управления ………………………………………….

10-18

1.2. Задачи и функции службы делопроизводства ………. 18-21

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СТРУКТУРЫ И ФУНКЦИЙ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ПРИМЕРЕ НИУ «БЕЛГУ»

2.1 Характеристика НИУ «БЕЛГУ» …………………….. 22-30

2.2 Нормативные правовые акты и методические доку-менты, регламентирующие деятельность сотрудников отдела делопроизводства в НИУ «БелГУ» ……………………………….

30-35

2.3. Цель, задачи, функции и структура отдела делопроиз-водства в НИУ «БелГУ» …………………………………………..

36-39

2.4. Должностной и численный состав сотрудников отде-ла делопроизводства в НИУ «БелГУ» ……………………………

39-44

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ……………………………………………. 45-46

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ ……………………………………………………

47-49

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы. В деятельности любого юридического лица в на-стоящее время документы являются основным и необходимым компонентом. Именно они предоставляют сотрудникам необходимые права и обязанности, а также документируют все рабочие процессы. Надлежащее управление до-кументацией, эффективное использование информационных ресурсов повы-шает производительность любой организации. Рациональная работа с кадро-вой документацией является одной из неотъемлемых частей бизнеса органи-зации, которая обязывает нас проводить постоянное тщательное и всесто-роннее совершенствование.

На политику ведения делопроизводства в современных реалиях влия-ют: развитие информационных технологий, повышение требований к качест-ву документации, постоянное увеличение объема информации, а значит, по-строение такой политики должно проводиться тщательно и скрупулезно.

Делопроизводство является логическим следствием деятельности лю-бой организации. Любое ведущее решение, затрагивающее как всю организа-цию, так и ее отдельное структурное подразделение, принимается в строго задокументированной форме. Поэтому во всех организациях работа с кадро-выми документами должна подвергаться постоянному мониторингу и улуч-шению. Обеспечение эффективной и результативной деятельности в органи-зации возможно только при документировании трудовых отношений, во-первых, в соответствии с современными информационными технологиями, а во-вторых, в строгом соответствии с действующим законодательством Рос-сийской Федерации.

В учреждении все требования к официальным документам должны строго соблюдаться, так как рецепты должны быть релевантными и актуаль-ными для текущих реалий. Если работа отдела кадров прекрасна в соответст-вии со всеми представленными ему требованиями, показатели эффективно-сти организации будут неуклонно расти.

Степень научной разработанности проблемы. До сих пор проблема документарной работы делопроизводства не получила всестороннего изуче-ния в литературе. Это подтверждается авторским анализом темы научных ис-следований. Проблемы документальной и информационной поддержки стали предметом теоретического анализа различных наук: теории организаций, управления, социологии управления, юриспруденции, политических и эко-номических наук. Автор этого научного исследования условно разделил ра-боту по документальному обеспечению управления образованием на не-сколько областей.

Первое направление состояло из работ, посвященных пониманию тео-ретических и практических аспектов управления документами, определению ключевых понятий.

Второе направление включает в себя исследования, посвященные управлению работой офиса в целом, включая проблемы документальной и информационной поддержки управления образованием Российской Федера-ции.

Третье направление объединяет исследования, которые косвенно затра-гивают проблемы образования в Белгородской области в контексте общих исследований истории и современности (управление персоналом, региональ-ные исследования и т. д.), а также работа, непосредственно связанная с управлением делопроизводства.

Вопросам документационного обеспечения управления посвящены труды Ларькова Н.С., Стенюкова М.В., Рогожина М.Ю. и других авторов.

Информационное обеспечение как составляющая часть документаци-онного в организационных системах управления рассматривается в рабо-тах Зингера И.С., Иванова П.Ф., Ильиной О.П. Значительный вклад в разра-ботку критериев эффективности документационного и информационного обеспечения управления внесли Афанасьев Э.В., Ярошенко В.Н.

Теория управления информационными потоками как важнейшего эле-мента документационного обеспечения управления была разработана зару-бежными и отечественными учеными: Поппель Г., Голдстайном Б., Герчиковой И.Н., Гиляревским Р.С., Михайловым А.И., Назаровым А.В., Пономаревым К.В., Родионовым И.И., Черным А.И. и др.

Тем не менее, мы должны заявить, что вопросы исследования и оптими-зации документооборота и информационных потоков в управленческой дея-тельности еще недостаточно отражены в современной литературе.

При изучении проблем информатизации управленческой деятельности специалисты из разных направлений внесли значительный вклад. Новые по-ложения о сути информации, информатизации и управленческой информа-ции содержатся в работах Елякова А.Д., Коренного А.А., Костюка В.Н., Страссмана П.А., Урсула А.Д., Черняка Ю.И.

Изучение этой литературы показывает, что, несмотря на обширную теоретическую основу, сущность, проблемы документального сопровожде-ния управленческой деятельности в сфере образования и методы их решения недостаточно развиты. Нет работ, содержащих анализ эффективности струк-турной организации управления образованием, подчеркивая региональные особенности обучения документальному управлению в субъектах Россий-ской Федерации. Проблемы формирования баз данных и банков данных в системе управления образованием, организации документальных и информа-ционных потоков не разработаны. В настоящее время нет исследований, со-держащих анализ существующих в контексте международных показателей.

Вышеупомянутые неисследованные аспекты позволяют дополнить ар-гументы в пользу актуальности этого исследования.

Поиск разрешения противоречий в этой области диктует необходи-мость дополнительных научных исследований с точки зрения структурно-функционального подхода как основного принципа исследования социаль-ных явлений и процессов.

Объектом исследования является документационное обеспечение управленческой деятельности.

Предмет исследования – современное состояние и оптимизация доку-ментационного обеспечения как условие повышения эффективности дея-тельности аппарата управления предприятия НИУ «БелГУ».

Цель курсовой работы – проанализировать структуру и функции службы делопроизводства на примере предприятия НИУ «БелГУ».

Для достижения цели поставлены следующие задачи:

1. обобщить нормативно-правовую базу формирования структуры и условий функционирования документационного обеспечения аппарата управления предприятия НИУ «БелГУ».

2. провести анализ функционирования документационного обеспече-ния аппарата управления НИУ «БелГУ»;

3. проанализировать процессы документирования деятельности орга-нов управления предприятия НИУ «БелГУ» в соответствии с нормативно-правовой основой функционирования документационного обеспечения управления;

4. выявить и изучить документационные и информационные потоки, базы и банки данных в документационном обеспечении управленческой дея-тельности образованием предприятия НИУ «БелГУ»;

5. определить соответствие формирования и функционирования доку-ментационного обеспечения аппарата управления предприятия НИУ «Бел-ГУ» общим принципам построения документационного обеспечения управ-ления;

6. выявить проблемы и обосновать потребность в создании условий для эффективного функционирования документационного обеспечения аппарата управления предприятия НИУ «БелГУ» и его влияние на управленческие процессы;

7. разработать рекомендации по оптимизации структуры и условий функционирования документационного обеспечения управления предпри-ятия НИУ «БелГУ».

Методологическая основа научного исследования. Автор исходил из того, что в процессе исследования необходимо руководствоваться интегри-рованной методологией. Это позволило проследить в динамике процессы формирования структуры документированной управленческой поддержки, выявить и исследовать изменения в системе документации и практики реше-ния

Основой является системный подход, который позволяет воссоздать и исследовать структурные элементы исследуемого объекта, систему функцио-нальных взаимосвязей как между элементами объекта, так и объектом в це-лом с внешней средой.

Для всестороннего анализа текущего состояния и разработки рекомен-даций по совершенствованию управления документацией использовались общие научные методы: сравнительные методы классификации, синтеза и обобщения, дополненные специальными научными методами исследования: социологические и документальные.

Социологические методы исследования (опрос, опрос), метод наблю-дения и метод исследования операций, синергетические и сравнительные ме-тоды, метод анализа нормативных правовых документов, метод формульного анализа, методы классификации и обобщения были использованы в изучение структурной организации управления образованием автономного округа и работа с информацией в управлении и изучение требований к документиро-ванию и информационному обеспечению работников предприятия.

Для разработки рекомендаций по улучшению поддержки документации для управления предприятием использовались методы: ситуационный, метод написания сценариев, метод маршрутизации, методы синтеза и классифика-ции, набор специальных методов: унификация и стандартизация, контент-анализ.

Эти методы были использованы для всестороннего изучения состояния поддержки документации для управления предприятием НИУ «БелГУ».

В научном исследовании использовались организационные и админи-стративные, справочные и информационные документы органов управления предприятиями.

В качестве источниковой базы для написания курсового проекта ис-пользовались следующие информационные основы исследования:

– Постановление Правительства РФ «Об утверждении правил делопро-изводства в федеральных органах исполнительной власти»

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам докумен-тационного обеспечения .

– ГОСТ Р 7.0.8–2013. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. – Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185–ст) .

– ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007 «Управление документами. Общие тре-бования» новый национальный стандарт .

– Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицирован-ные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

Локальные нормативные акты и методические документы (положение о службе ДОУ и её структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкции по делопроизводству).

Хронологические рамки работы охватывают период с февраля 2018 года по май 2018 года.

Практическая значимость данной выпускной квалификационной ра-боты состоит в том, что ее результаты помогут усовершенствовать организа-цию кадрового делопроизводства в НИУ «БелГУ»

Структура работы. Научное исследование состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы.